VOLKSHOCHSCHULEN

Information Manager – die Lösung für Volkhochschulen

Von der Vermarktung und Information im Internet über die Online-Anmeldung für Interessenten und der Kursteilnehmenden bis zur Teilnahmebestätigung und Abrechnung (SEPA, Kreditkarte, Rechnung) werden alle Prozesse abgebildet und von unserem System umfassend unterstützt.

Die gesamte Raumverwaltung sowie die Anstellung und die Vertragsabwicklung und Abrechnungen mit den Dozenten und Kursleitern erfolgt über den Information Manager auf Basis der zentral verfügbaren Daten.

Die Kursleiter führen Absenzen und weitere Daten direkt online im Digitalen Klassenbuch und vereinfachen so die Kommunikation mit dem Kurssekretariat.

Statistiken und Auswertungen stehen ebenso zur Verfügung wie effiziente digitale Prozesse für Werbung und das Marketing.

eCommerce / Online-Anmeldung / Zuteilungen und Ummeldungen ohne grossen Aufwand

Viele Anforderungen rund um Anmeldung und Information können vom Information Manager übernommen werden. Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer, die bereits wissen, welche Kurse sie besuchen möchten, können dies komplett online tun. Aber auch Beratungswünsche können über den Information Manager geäussert oder –termine vereinbart werden. Der Information Manager informiert auch gleich darüber, ob im gewünschten Kurs noch Plätze vorhanden sind, bietet eventuelle Alternativen an und erstellt Wartelisten.

Wir stellen eine komplette eCommerce-Lösung für die Online-Vermarktung von Kursen zur Verfügung. Von der Publikation des Kursangebots über die Anmeldung, Kursbestätigung und die Bezahlung sind alle Prozesse vollständig digitalisiert unterstützt!

Kursinformationen und Online-Marketing

Das gesamte Kursangebot kann automatisiert und zeitgesteuert online publiziert werden. Inhalte werden attraktiv aufbereitet und unterstützen das Online-Marketing des Anbieters. Die Daten werden direkt aus dem zentralen System «Information Manager» übernommen und gesteuert. Interessenten können Angebote markieren und für die spätere Anmeldung vormerken. Als Kursanbieter können sie spezielle Angebote platzieren und gezielt zielgruppenorientiert vermarkten. Vielfällige Schnittstellen in Soziale Medien, Newsletter-Instrumente und weitere Kanäle stehen zur Verfügung.

Aktueller Überblick über Personal- und Raumplanung

Einen schnellen Überblick darüber zu gewinnen, wer sich wo befindet ist mit dem Information Manager kein Problem. Belegungen sind mit einem „Klick“ zu erkennen. So ist es jederzeit möglich diese Informationen abzurufen und für eventuelle Änderungen zu nutzen. Der Information Manager hilft dabei.

Vertretungen und Aushilfen – kein Problem

Sie kennen das Problem, das geplante und ungeplante Ausfälle von Kursleiterinnen und -leiter erzeugen, besonders die die plötzlich auftreten. Hier hilft der Information Manager schnell und unkompliziert Lösungen zu schaffen. Gleichzeitig werden alle Personen, die von den Änderungen betroffen sind, informiert.

Übersichtliche Kurs- und Lektionenpläne schnell zur Hand

Kurspläne auf Papier mit ständigen Änderungen gehören mit dem Information Manager der Vergangenheit an. Sie sind übersichtlich nach Kursen, Kursleiter und Räumlichkeiten online abrufbar und können ergänzend auf Info-Displays angezeigt werden.

Online-Zugriffe für die Kursleitenden jederzeit

Die Kursleiterinnen und Kursleiter können jederzeit und von jedem internetfähigen Gerät mit dem Webportal auf Teilnehmerdaten, Kurspläne, Raumbelegungen und Teilnehmerlisten zugreifen. Damit sind Papier-Listen und Nachfragen per Email überflüssig.

Übernahme von Datenbestand in die Folgejahre / -semester mit einem Klick

Kursjahreswechsel erfolgen automatisiert, das heisst laufende Kurse werden weitergeführt und das Kursangebot automatisiert gemäss den aktuellen Semester- oder Kursdaten im Internet zur Information und Anmeldung publiziert.

Gebührenabrechnungen richtig und ohne grossen Verwaltungsaufwand – auch mit Online-Bezahlsystemen.

Der Information Manager erstellt alle notwendigen Rechnungen und berücksichtigt dabei alle in Frage kommenden Rabatte, Subventionen und Ermässigungen auf der einen Seite und eventuelle Gebühren auf der anderen Seite.

Natürlich vereinfachen es den Ablauf, wenn man Online bezahlen kann – doch sind die Daten hier auch wirklich sicher? Der Information Manager bietet verschiede Möglichkeiten zum sicheren Bezahlen: Die klassische Fakturierung per SEPA Rechnungsstellung oder einfach, schnell und sicher online per Kreditkarte. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung sind vorhanden und andere Drittsysteme können eingebunden werden.

Honorarabrechnungen termingerecht

Durch die Erfassung von geplanten und auch tatsächlich erteilten Stunden der Kursleitenden die Honorarabrechnungen in kurzer Zeit erstellt. Bereits in der Planung werden vereinbarte Kontingente und Stundenpensen berücksichtigt. Der Information Manager verfügt des Weiteren über Schnittstellen um die Datenübermittlung zu anderen Dienstleistern und Personalabrechnungssystemen zu ermöglichen. 

Statistische Daten​

Mit dem Information Manager lassen sich Daten problemlos auswerten und in Drittsysteme überführen. Es können Reports und Statistiken erstellt und exportiert werden.

Sicherheit an ersten Stelle.

All die Zugangsrechte werden durch eine interne Rechteverwaltung vergeben. Alle Akteure bekommen unterschiedliche Berechtigungen. Hier wird entscheiden, wer welche Zugriffsrechte, Änderungsrechte oder Abfragerechte hat – so kann mit Sicherheit mehr erreicht werden.

Sicherheitsfreigaben und Datenschutzbestimmungen.

Die Datenschutzmöglichkeiten, Sicherheitsfreigaben und Berechtigungskonzepte für die Daten können selbstverständlich die aktuellen Schweizer Datenschutzbestimmungen sowie die aktuelle DSGVO abbilden.

Nur zusammen zum Erfolg.

Einer allein kann keinen Erfolg haben. Das kann nur gemeinsam gelingen. Eltern und Lehrer arbeiten zusammen, damit die Schüler erfolgreich sein können. Mit dem Information Manager werden Informationen den Schüler betreffend schnell geteilt. So kann gemeinsam an wirklichen Problemen gearbeitet werden.

Mobil oder am Rechner.

Die Daten können online immer und auch jederzeit von verschiedenen Geräten abgerufen werden. Der Information Manager gibt Zugriff auf Daten, zum Beispiel auch auf Abwesenheiten.

Nachrichten personalisieren.

Nachrichten und Termine können mit einem Klick mit den Personen geteilt werden, die sie betreffen. Es müssen keine verschiedenen Programme genutzt werden, es müssen keine Zettel verteilt, und wieder eingesammelt werden, alles geht einfach und schnell.

Private und allgemeine Informationen.

Kontakt zu den Eltern eines Schülers – gar kein Problem mit dem Information Manager. Kontakt zu alle Eltern einer bestimmten Lerngruppe oder allen Schülern? Auch das ist kein Problem im Information Manager kann entschieden werden, wen diese Nachrichten betreffen und wer sie lesen soll.

Zusammenarbeit fördern.

Gemeinsamkeit wird durch diese Art der Zusammenarbeit gestärkt. All die Informationen, die Eltern und Lehrer durch den Information Manager miteinander teilen können, sparen Zeit und schaffen Vertrauen, so dass das gemeinsame Ziel, das bestmögliche Ergebnis für den Schüler erreicht werden kann.

Hohe Sicherheit: Verlässlich. Zuverlässig. Geschützt.

Der Information Manager geht mit allen Daten, sowohl den Schülerdaten als auch den Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sensibel um. Nur wer berechtigt ist, erhält Zugang zum System. Auch die Bereiche der Zugangsrechte sind ganz klar voneinander getrennt. Jeder darf nur auf die Daten zugreifen, die ihn selbst betreffen.

Personaldaten nur für die Schulleitung.

So bietet der Information Manager zum Beispiel nur der Schulleitung die Möglichkeit in diese Daten Einsicht zu nehmen. Das gilt natürlich auch für Lohn- und Honorarabrechnungen, die auf diesem Weg getätigt werden.

Schülerdaten.

Diese Daten sind für die betreffenden Lehrer, für die Schulleitung und natürlich für die Eltern einsehbar. Niemand sonst hat Zugriff auf diese Daten.

Online Bezahlsysteme.

Natürlich vereinfachen es den Ablauf, wenn man Online bezahlen kann – doch sind die Daten hier auch wirklich sicher? Der Information Manager bietet verschiede Möglichkeiten zum sicheren Bezahlen: Die klassische Fakturierung per SEPA Rechnungsstellung oder einfach, schnell und sicher online per Kreditkarte. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung sind vorhanden und andere Drittsysteme können eingebunden werden.

Sicherheit an ersten Stelle.

All die Zugangsrechte werden durch eine interne Rechteverwaltung vergeben. Alle Akteure bekommen unterschiedliche Berechtigungen. Hier wird entscheiden, wer welche Zugriffsrechte, Änderungsrechte oder Abfragerechte hat – so kann mit Sicherheit mehr erreicht werden.

Sicherheitsfreigaben und Datenschutzbestimmungen.

Die Datenschutzmöglichkeiten, Sicherheitsfreigaben und Berechtigungskonzepte für die Daten können selbstverständlich die aktuellen Schweizer Datenschutzbestimmungen sowie die aktuelle DSGVO abbilden.

Keine Chance für Datenmissbrauch

Das Sicherheitssystem des Information Managers lässt keinen Datenmissbrauch zu. Die Zugangsrechte werden ausschließlich vom Administrator bestimmt und können daher auch wieder entzogen werden. Hier wird auch geschaut, wer welche Daten in welcher Form bearbeitet.